المسمى الوظيفي: مساعد إدارة العمليات
القسم: العمليات
الموقع: مقر الشركة الرئيسي – عمان
التقارير إلى: مدير العمليات
________________________________________
الغرض من الوظيفة:
يقوم مساعد إدارة العمليات بدور أساسي في دعم فريق العمليات من خلال متابعة وتنفيذ الأنشطة اليومية المتعلقة بإدارة العمليات وتنسيقها. الهدف من هذا الدور هو تحسين كفاءة العمليات وضمان سير العمل بسلاسة ضمن الخطط الزمنية الموضوعة، بالإضافة إلى تقديم الدعم في تنسيق مواعيد الدورات والتواصل مع الأهالي والشركاء.
________________________________________
المهام التفصيلية:
تنسيق الدورات التدريبية:
• إعداد جداول مواعيد الدورات التدريبية بالتنسيق مع الموظفين والمدربين.
• التواصل مع الشركاء لتنظيم جداول التدريب وضمان التزامهم بالمواعيد.
• متابعة تجهيز المواقع التدريبية وضمان جاهزيتها قبل بدء الدورات.
• إرسال التذكيرات للمشاركين والمدربين حول مواعيد وأماكن الدورات.
الرد على استفسارات الأهالي والراغبين بالتسجيل:
• الرد على الاستفسارات الواردة من الأهالي والراغبين في التسجيل عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي.
• تقديم معلومات واضحة ودقيقة عن محتوى الدورات، المواعيد، وآلية التسجيل.
• المساهمة في حشد المشاركين من خلال تقديم تجربة تسجيل مميزة وسلسة.
• إدارة قاعدة بيانات المشاركين المحتملين وضمان متابعة مستمرة معهم.
دعم العمليات اليومية:
• متابعة تنفيذ خطط العمليات اليومية وتقديم تقارير دورية عن التقدم.
• تنسيق الأنشطة بين مختلف الأقسام لضمان تواصل فعال وتحقيق الأهداف.
• إدارة ومتابعة المهام الإدارية المتعلقة بالعمليات، مثل إعداد الوثائق وتحديث قواعد البيانات.
إعداد التقارير وتحليل البيانات:
• إعداد تقارير أداء دورية تشمل الإنجازات، التحديات، ومقترحات التحسين.
• جمع وتحليل البيانات المتعلقة بالدورات التدريبية ورضا المشاركين لتقديم رؤى واضحة تساعد في تحسين الأداء.


التنسيق والدعم اللوجستي:
• المساهمة في تنظيم الفعاليات والأنشطة المرتبطة بالدورات.
• متابعة استلام وتوزيع المواد التدريبية والمصادر اللازمة لتسهيل سير التدريب.
ضمان الجودة وتحسين العمليات:
• متابعة الالتزام بمعايير الجودة والسياسات التنظيمية للشركة.
• تقديم أفكار ومقترحات مبتكرة لتحسين كفاءة العمليات والتواصل مع العملاء.
________________________________________
المهارات والخبرات المطلوبة:
• شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنة في مجال إدارة العمليات أو خدمة العملاء.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تنسيق جداول العمل وإدارة الوقت بكفاءة.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office (خاصة Excel وOutlook).
• مهارات تواصل ممتازة شفهياً وكتابياً باللغتين العربية والإنجليزية.
• خبرة في التعامل مع العملاء وحل الاستفسارات بشكل احترافي.
________________________________________
الصفات الشخصية المطلوبة:
• شخصية ودودة ولبقة مع القدرة على بناء علاقات إيجابية مع العملاء والشركاء.
• اهتمام بالتفاصيل لضمان دقة العمل وتنفيذ المهام بجودة عالية.
• مرونة في التعامل مع التحديات والقدرة على إيجاد حلول مبتكرة.
• شغف بتحسين العمليات وخدمة العملاء بشكل احترافي.
________________________________________
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs):
• دقة وكفاءة تنسيق جداول الدورات التدريبية.
• نسبة رضا الأهالي والمشاركين عن الاستفسارات وخدمات التسجيل.
• تحسين كفاءة العمليات وتقليل الأخطاء التشغيلية.
• عدد المشاركين الجدد الذين تم تسجيلهم في الدورات.